Laatste nieuws

Europese commissie wil dat e-invoicing doorbreekt

Paper kan wegVanuit Europa is er meer dan gewone interesse om onze papiermolen te vereenvoudigen. De Small Business Act uit 2008, bijvoorbeeld, moet dienen om de groei van MKB bedrijven te bevorderen door enkele knelpunten aan te pakken. Aanpassingen in de regelgeving rond BTW en facturatie zijn daar een onderdeel van. Dit heeft inmiddels ook geleid tot een nieuwe EU-richtlijn voor facturatie die sinds eind vorig jaar is omgezet in onze wetgeving.

Aftrekbare BTW verloopt anders

De richtlijn en de wetgeving gelden voor alle facturen, zowel papieren als elektronische. De nieuwe wetgeving behandelt ze gelijk en maakt geen onderscheid in de vereisten. Zo is ook voor een papieren factuur het bestaan ervan niet voldoende om van een aftrek te kunnen genieten. De belastingplichtige moet kunnen aantonen dat de verrichting die wordt gefactureerd, heeft plaatsgevonden. Er moet een duidelijke link tussen de transactie en de factuur kunnen worden aangetoond. Voortaan is het dan ook belangrijk dat op de factuur ook de transactiedatum wordt vermeld, naast de factuurdatum, voor zover deze niet gelijk zijn. Het doorstorten en het in rekening brengen van aftrekbare BTW is nu gebonden aan het belastbare feit, namelijk de transactie of de betaling. Het laattijdig afdragen van verschuldigde BTW kan leiden tot intresten en boetes.

Formaatwijziging

Toch biedt de nieuwe wet ook kansen. Zo is formaatwijziging, een probleem waarmee vele organisaties worstelden, nu toegelaten. In principe mocht je voor 1 januari 2013 geen pdf-facturen printen en het formaat wijzigen, in plaats van de pdf en e-mail te bewaren als origineel. Nu mogen papieren facturen omgezet worden in pdf-formaat en mogen pdf’s afgedrukt worden op papier. Zo is het ook toegelaten moeilijk leesbare XML-bestanden om te zetten naar Excel, ze vervolgens op te laden in een ERP-systeem en ze daar te verwerken en te bewaren. Bij de conversie mag de integriteit van de gegevens uiteraard niet worden geschonden. Verder mogen elektronische facturen over de hele wereld gearchiveerd worden, op voorwaarde dat men ze bij controle onmiddellijk in een leesbare vorm tevoorschijn kan halen. Papieren facturen, daarentegen, mogen alleen in het eigen land bewaard worden.

Kostenbesparingen zoeken

De meeste bedrijven denken bij e-invoicing in de eerste plaats aan een kostenbesparing in de administratieve behandeling, maar wij zien ook andere opportuniteiten. Er gaan minder facturen verloren en het goedkeuringsproces wordt beter zichtbaar en verloopt sneller. Ook zijn er interessante mogelijkheden voor een beter cashbeheer en voor nieuwe beleggings- en financieringsmogelijkheden van het werkkapitaal.

Bron: website European Commission.